Diensten

VIRTUAL AND HYBRID
FAIRS AND SEMINARS

Powered by Fairtual Technologies

Creëer meerwaarde voor uw exposant door uw beurs of congres ook online toegankelijk te maken. De virtuele 3D-venue kan ingericht worden volgens uw specifieke wensen en huisstijl. Als digital-twin kan de virtuele venue een digitale kopie worden van de fysieke venue en beursvloer. Nog vóór het fysieke event start kunnen bezoekers hun deelname voorbereiden en afspraken regelen. Tijdens de opening kunnen bezoekers de exposanten spreken, seminaries volgen en netwerken. Alle deelnemers, sprekers en exposanten kunnen met elkaar communiceren via berichten, live chat of video chat. De online shop maakt het voor exposanten mogelijk om producten en diensten te verkopen. Dit platform maakt het mogelijk om event een permanent karakter geven waardoor bezoekers steeds kunnen terugkeren om informatie op te zoeken, contacten te leggen, seminaries te bekijken en te shoppen.

Het mogelijks permanente karakter, de laagdrempelige manier van contacten leggen en het online shoppen zijn niet te onderschatten voordelen van de online dimensie van uw event.

Functies

Uw beurs of congres gaat door in een virtuele 3D-venue die kan ingericht en aangekleed worden volgens uw specifieke wensen en noden. Uw sponsers krijgen een prominente plaats via vlaggen en billboards. Bij het binnenkomen worden bezoekers verwelkomd via de ontvangstbalie en kunnen navigeren naar de seminarie ruimten en beursvloer.

De virtuele venue kan over meerdere seminarie ruimten beschikken waar presentaties kunnen doorgaan.

Seminars kunnen naar believen gepland en via het platform online toegankelijk gemaakt worden. Via de online seminar functie kunnen meerdere sprekers deelnemen en kan er gemodereerd worden. De seminaries kunnen zowel live als pre-recorded geconfigureerd worden met live polls en aansluitende Q&A.

Elke exposant beschikt over een digitale 3D-stand waarmee hij zijn boodschap via beschrijvingen, video’s, catalogen en andere documentatie naar het grote publiek kan overbrengen. In de virtuele stand staat het team van de exposant klaar om bezoekers te ontvangen. Bezoekers kunnen aankloppen wanneer zij een exposant wensen te spreken. De gesprekken verlopen via berichten of video chat. Er is een bibliotheek beschikbaar met virtuele standen waaruit de exposant kan kiezen. Gerenderde versies van de fysieke standen kunnen in het platform geïntegreerd worden. De virtuele stand kan geanimeerd worden met logo’s, producten, video’s en call-to-action functies. De exposanten kunnen goodie bags samenstellen om informatie met bezoekers te delen.

Exposanten kunnen interactieve productcatalogen inrichten. Hiermee krijgen ze een zicht op de interactie die op hun stand heeft plaatsgevonden en weten ze wie interesse toont in wat. Van zodra een bezoeker interesse toont in een product of dienst wordt de exposant hiervan op de hoogte gebracht d.m.v. een notification.

Exposanten kunnen een eventspecifieke webshop inrichten die hen in staat stelt om hun producten en diensten online te verkopen. Het platform ondersteunt de volledige afhandeling van de bestelling inclusief de online betaling.

U, als organisator, kan meerdere discussieforums organiseren waar bezoekers kunnen op inschrijven en gemodereerd worden door iemand van de organisatie of exposanten.

De deelnemers, zowel bezoekers als exposanten, kunnen met elkaar meetings regelen en online spreken via live of video chat. Online meetings kunnen op meerdere manier doorgaan: één-op-één, overleg tussen meerdere personen of via webinars.

Het platform is toegankelijk via tablet en smartphone. Het fysieke bezoek wordt via de mobiele functie ondersteund bij het leggen van contacten, het regelen van afspraken en het vinden van informatie over producten, diensten, seminars..etc.

Bezoekers en exposanten kunnen via het platform hun persoonlijke agenda beheren en op basis van de beschikbare time-slots afspraken en deelname aan seminars regelen.

Het platform verlaagt de drempel bij het netwerken tussen de deelnemers. Elke deelnemer kan via het platform contact leggen met andere deelnemers om afspraken te regelen. Op basis van de agenda’s van elke deelnemer kunnen onderling overlegmomenten vastgelegd worden.

Het platform ondersteunt de online registratie van bezoekers, de eventuele betalingen en het genereren van badges. De bezoekers dienen hun profiel in te vullen zodat netwerking wordt gestimuleerd. Het platform stuurt automatisch reminders naar de bezoekers voor de activiteiten waarvoor zij ingeschreven hebben.

Het online platform faciliteert het capteren van contactgegevens tussen bezoekers en exposanten.

Via het platform worden alle acties geregistreerd zoals bezoekers, contacten, downloads,.. etc. Deze informatie kan u als organisator voor uw exposanten ter beschikking stellen.

Naast de klassieke manier van sponsoring biedt het online platform nieuwe mogelijkheden om inkomen te genereren.

De informatie en richtlijnen die u aan de exposanten wil meegeven kan via het exhibitor manual functie die in het online platform aanwezig is geregeld worden.

Voordelen

De virtuele dimensie van uw event biedt:

  • Kwalitatievere deelname van zowel bezoekers als exposanten.
  • Grotere bereikbaarheid: uw event is bereikbaar voor een groter publiek.
  • Lage drempel om te netwerken.
  • Nieuwe manieren om inkomen te genereren die bij puur fysieke events niet mogelijk zijn.
  • Bezoekers kunnen ook na het fysieke event nog steeds informatie opzoeken, contacten leggen en shoppen.
  • Dit online platform stelt u in staat om veel content te bieden gedurende een langere periode. De content kan ter beschikking gesteld worden d.m.v. blogs, video’s, product catalogen, podcasts, foto’s, … etc.

Profile yourself as the next level exhibition organizer

i-XPO biedt u de mogelijkheid om uw huidige positie als organisator te overstijgen en een centrale rol te vervullen waarbij u vraag en aanbod in uw marktsegment permanent samenbrengt!

Aanpak

Samen met u bespreken wij de inhoud van uw beurs of seminarie en bepalen wij het opzet van het platform.

Alvorens het platform open te stellen wordt dit degelijk getest.

Kick off sessies en opleiding voor uw exposanten worden gegeven via fysieke en online meetings, webinars en instructie video’s.

Wij zorgen ervoor dat uw standhouders opgevolgd en ondersteund worden bij de inrichting van hun online room en het gebruik van het platform.

Tijdens de dagen waarop het evenement plaats vindt staan wij permanent ter beschikking voor informatie en support.

Belangrijk om weten

De virtuele venue kan gedurende meerdere maanden opengesteld worden. Dit betekent dat uw exposanten waarde kunnen genereren vóór, tijdens en na uw fysiek evenement.

Uw virtueel event is ook mobiel toegankelijk en kan een fysisch bezoek ondersteunen.

De virtuele venue is in 3D en kan volledig op maat geconfigureerd worden, in uw huisstijl en uitgerust worden met uw visuals zodanig dat uw evenement haar specifieke identiteit krijgt en als het ware een digitale kopie wordt van uw fysiek evenement.

Aan de ontvangstbalie, in de seminarie ruimten en op de standen kunnen avatars van fysieke personen geïntegreerd worden.

Het platform is gebouwd volgens de laatste stand op vlak van cloud-based-technology, is betrouwbaar, stabiel en veilig.

Het platform werkt conform de GDPR regelgeving.